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建设项目环境监理档案资料管理
 

辽宁碧海环境工程监理有限公司 何云

    所谓建设项目环境监理档案资料管理,是指环境监理单位受建设单位委托,在进行环境监理工作期间,对项目建设实施过程中形成的与环境监理相关的文件和档案进行收集积累、加工整理、立卷归档等一系列工作。

一、档案资料管理的意义

    1.对环境监理档案资料进行科学管理,可以为建设项目环境监理工作的顺利开展创造良好的前提条件,同时可以极大地提高监理工作效率。

    2.环境监理档案是环境监理工作的重要组成部分,它是环境监理工作开展情况及环保工作决策、审批、确立过程的真实记录,同时也反映了环境监理工作管理水平、人员素质、监理工作的质量。

    3.做好档案资料管理是工程竣工环保验收的可靠保证。

    4.做好档案资料管理便于对工作进行总结、完善,不断提高环境监理工作质量。

二、环境监理档案资料的内容

    1.环境监理方案,由监理单位的项目监理部在建设项目施工前期形成并收集汇编。

    2.环境监理细则,由监理单位的项目监理部在建设项目施工前期形成并收集汇编。

    3.环境监理规划,由监理单位的项目监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    4.环境监理进场通知单,由监理单位在项目监理部进场时向建设单位发出。

    5.环境监理人员组织机构,由监理单位在项目监理部进场时完成,并上报建设单位存档。

    6.环境监理月报,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    7.环境监理周报,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    8.环境监理业务联系单,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    9.环境监理整改通知单及回复,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    10.环境监理总结报告,监理部在建设项目环境监理过程中完成,包括:年终总结报告、季度总结报告等。

    11.环境监理会议纪要,监理部在建设项目环境监理过程中完成,包括:环境监理周例会会议纪要、工程月例会会议纪要、专题会议会议纪要等。

    12.环境监理罚款通知单,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    13.环境监理专题报告,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    14.环境监理声像资料,监理部在建设项目环境监理过程中完成,包括:照片、视频、声音等。

    15.环境监理相关文件,监理部在建设项目环境监理过程中完成,包括环保报告书(表)及批复。

    16.环保设计文件,由环保设计单位完成,包括:环保工作计划、环保工作实施细则。

    17.业主单位文件,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

    18.施工单位文件,监理部在建设项目环境监理过程中完成。

三、做好档案资料管理的有效措施

    1.在思想上对档案管理工作的高度重视,在工程环境监理工作开展初始就做好资料管理规划,建立项目档案管理制度。

    2.做好项目档案人员的管理培训,提高档案人员的工作水平,强化档案管理人员的工作意识,认清档案管理工作在工程环境监理工作的重要意义。

    3. 根据建设单位及环保部门的要求,采用科学的仪器和设备,满足档案管理工作的需要。

    4.严把档案资料质量,项目发文必须经总环境监理工程师审查,同意后签发。档案资料的内容与形式均满足档案整理规范要求,即内容完整、准确、系统;字迹清楚、图样清晰、图表整洁、声像材料标注的内容清楚、签字(章)手续完备。

    5. 围绕档案管理规范,加强安全防范意识,认真做好安全防范工作,防止意外发生,避免对档资料案产生不利影响。

    6. 总环境监理工程师定期组织档案资料管理人员对档案资料进行梳理,有问题及时发现及时处理,保证资料完整性,做到闭合管理。

结语

    档案资料管理工作是环境监理工作顺利开展的有力保障,也体现了监理部人员素质和工作质量。这些年随着我省环境监理行业的不断壮大,监理领域不断扩大,但是环境监理行业的档案资料管理还不完善,我们应该不断学习和借鉴国内外工程监理的管理经验,提高自身的档案管理水平,使得档案资料管理更好的服务于项目施工期环境监理工作中去,提高环境监理工作的质量,这样才能不断满足环保部门及建设单位的要求。

 
 
 
 

 

 
 
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